Jak LeanDeals funguje

Rychlý start

Pět kroků, po kterých máte LeanDeals reálně nasazený. Stejný seznam najdete i v aplikaci na stránce Přehled, kde se kroky samy odškrtávají podle toho, co už máte hotové.

1. 1
   Založte workspace Hned po registraci zadáte jeho název – typicky jméno vaší firmy. Workspace je prostor, ve kterém žijí všechna vaše data.
2. 2
   Přidejte první firmu a kontakt V sekci Organizace založte zákazníka, v Kontaktech člověka, se kterým jednáte. Kontakt propojíte s organizací, ať víte, kdo ke komu patří.
3. 3
   Vytvořte obchod V sekci Obchody přidejte obchodní případ, vyplňte částku a přiřaďte ho k organizaci. Objeví se v první fázi nástěnky.
4. 4
   Propojte e-mail V sekci E-mail připojte libovolnou schránku přes IMAP. Komunikace se pak sama páruje ke kontaktům a obchodům.
5. 5
   Pozvěte kolegy V Nastavení → Uživatelé pozvěte zbytek týmu e-mailem. CRM dává smysl teprve ve chvíli, kdy do něj kouká celý obchod.

Základní pojmy

Šest pojmů, kterými je LeanDeals celý poskládaný. Když si je srovnáte, zbytek aplikace dává sám od sebe smysl.

Workspace

Workspace je nejvyšší úroveň – všechno ostatní žije uvnitř něj. Vytvoříte ho hned po registraci a jeho název můžete kdykoli změnit.

Přepínání mezi workspace

Můžete být členem více workspace najednou – třeba když vedete vlastní firmu a zároveň pomáháte jiné. Aktivní workspace přepnete v bočním panelu přes položku Workspace. Aplikace se vždy chová podle toho, který workspace je právě aktivní.

Oddělení dat

Data jsou mezi workspace oddělená na úrovni databáze, ne jen v rozhraní. Ke svým záznamům se dostanou jen členové daného workspace – a to i při přístupu přes API.

Role a oprávnění

Vlastník a správce nejsou totéž. Vlastník je jeden – ten, kdo účet založil – a jako jediný se dostane k fakturaci a předplatnému. Správců může být víc: nastavují CRM, vidí a mohou upravit všechno, ale k fakturaci přístup nemají. Člen pracuje se záznamy.

Člen bez další role smí se záznamy všechno. Když potřebujete, aby třeba obchodník mazal jen svoje obchody nebo aby kolega data jen četl, přiřadíte mu vlastní roli – víc v sekci Tým a role.

Vlastnictví workspace zatím nejde předat samoobslužně – napište nám a převedeme ho za vás.

Přehled

První obrazovka po přihlášení. Odpovídá na otázku „co mám dnes řešit":

• Nové poptávky dnes – kolik obchodů dnes přibylo.
• Vyhráno a Prohráno – počet a celková hodnota uzavřených obchodů.
• Dnes – události s dnešním termínem.
• Po termínu – co vám propadlo a je potřeba dohnat.

Dokud nemáte hotové všechny kroky Rychlého startu, najdete tu navíc panel Začínáme s LeanDeals, který vás jimi provede a sám se odškrtává.

Na telefonu začíná Přehled tím, komu máte dnes volat: nahoře jsou dnešní události a ty po termínu, pod nimi čísla ve dvou sloupcích a panel Začínáme až nakonec. U hovorů, které máte dnes nebo po termínu, je rovnou tlačítko Zavolat (víc v sekci LeanDeals na iPhonu).

Import dat

Nejrychlejší cesta, jak začít. Místo ručního přepisování nahrajete soubor a data jsou uvnitř během chvilky. Import je součástí všech tarifů – i toho nejlevnějšího.

Jak to probíhá

1. V sekci Import dat vyberete, co nahráváte – organizace, kontakty, nebo obchody. U každé možnosti je napsané, co je povinné.
2. Nahrajete soubor CSV nebo XLSX. Nemáte-li ho po ruce, stáhnete si přímo tam vzorovou tabulku se správnými hlavičkami.
3. Ukážeme vám, jak jsme rozpoznali sloupce. Rozumíme českým i anglickým hlavičkám, takže „Firma", „Částka" i „Počet zaměstnanců" sedí samy – a rozbalovací seznam ukáže, které názvy poznáme. Cokoli sedí špatně, přemapujete.
4. V náhledu uvidíte, co import udělá: kolik záznamů vytvoří, kolik aktualizuje, kolik přeskočí a kolik řádků selže. Do CRM se zatím nesáhlo. Jednotlivé řádky můžete vyloučit, nebo jedním kliknutím vyřadit všechny chybné či duplicitní.
5. Potvrdíte a data se naimportují.

Co se stane s duplicitami

Sami si vyberete, podle čeho se má poznat, že záznam už v CRM máte – u kontaktů podle e-mailu, telefonu nebo jména a firmy, u organizací podle IČO, domény nebo názvu. Když kontakt e-mail nemá, zkusíme jméno a firmu, takže nezůstane nespárovaný.

A pak si vyberete, co s takovým záznamem: přeskočit (nic nepřepíšeme, jen ho spárujeme), aktualizovat (přepíšeme jen pole, která soubor obsahuje – prázdná buňka nikdy nesmaže, co už v CRM je), nebo vytvořit i tak. Duplicity uvnitř samotného souboru vám ukážeme ještě před importem, včetně čísla řádku, se kterým se záznam kryje.

Chybné řádky vás nezastaví

Když má některý řádek špatný e-mail nebo chybí povinná hodnota, zbytek se naimportuje normálně. Chybné řádky si pak stáhnete jako CSV – má vaše původní hlavičky, takže ho opravíte v Excelu a nahrajete rovnou zpátky.

Kontrola, že sedí všechno

Po importu ukážeme pět čísel – vytvořeno, aktualizováno, spárováno, přeskočeno, chyba – a jejich součet musí sedět na počet řádků v souboru. Když nesedí, řekneme to nahlas místo zeleného hlášení. Do každé skupiny se dá rozkliknout a podívat se na konkrétní záznamy.

Vrácení importu

Každý import si pamatuje přesně ty záznamy, které vytvořil. Tlačítkem Vrátit zpět je smažete – a nic jiného se nedotkne. Spárované záznamy, které existovaly předtím, zůstanou. Pozor: záznamy, které import aktualizoval, se do původní podoby nevrátí – jejich předchozí hodnoty si nikde neschováváme.

Omezení

Soubor do 5 MB, nejvýš 2 000 řádků a 60 sloupců. Větší dávku rozdělte. Starý formát .xls nepodporujeme – uložte soubor jako .xlsx nebo .csv.

Organizace

Adresář firem. U každé organizace vidíte na jednom místě její kontakty, obchody, poznámky, události i historii e-mailů.

Přidání organizace

V sekci Organizace zvolte přidání nové firmy a vyplňte název – ostatní údaje jsou volitelné a můžete je doplnit kdykoli později. Pokud máte nastavená vlastní pole, objeví se rovnou ve formuláři.

Archivace

Organizace, se kterou už neobchodujete, nemusíte mazat – dá se archivovat. Zmizí z běžných seznamů, ale historie zůstane zachovaná a najdete ji přes vyhledávání v záložce Archivované.

Kontakty

Lidé, se kterými jednáte. Kontakt propojíte s organizací, takže z detailu firmy hned vidíte, kdo je za ni ve hře, a z detailu člověka zase pro koho pracuje.

Co najdete v detailu kontaktu

• Základní údaje – jméno, e-mail, telefon, pozice.
• Organizaci, ke které člověk patří.
• Obchody, do kterých je zapojený.
• Poznámky a události vedené u tohoto člověka.
• Historii e-mailů, pokud máte propojenou schránku.

Obchody a nástěnky

Jádro celého nástroje. Obchod je příležitost, která se posouvá fázemi od první poptávky k uzavření.

Vytvoření obchodu

V sekci Obchody přidejte nový případ. Vyplňte název, hodnotu a přiřaďte organizaci či kontakt. Obchod se objeví v první fázi vybrané nástěnky.

Posouvání mezi fázemi

Obchody přetahujete myší mezi sloupci – tak, jak se reálně posouvá jednání. Každý sloupec ukazuje počet obchodů a jejich souhrnnou hodnotu, takže hned vidíte, kde se vám obchody hromadí.

Kanban vs. tabulka

Přepínačem zobrazení si vyberete mezi kanbanem (vizuální nástěnka, dobrá pro denní práci) a tabulkou (hodí se, když potřebujete filtrovat, řadit a hromadně procházet). V tabulce si navíc volíte, které sloupce chcete vidět.

Nad tabulkou je řada fází s počtem obchodů v každé. Klepnutím na fázi tabulku zúžíte jen na ni, takže i v tabulce víte, kde obchod na nástěnce stojí. Zvolené zobrazení si aplikace pamatuje, zvlášť pro počítač a pro telefon.

Na telefonu se Obchody otevírají rovnou v tabulce s fázemi nahoře – nástěnka se na úzké obrazovce špatně posouvá a karty se špatně přetahují prstem. Rychlé filtry jsou na telefonu ze začátku sbalené.

Šířka sloupců

V tabulkách obchodů, kontaktů a organizací si šířku sloupce upravíte tažením za pravý okraj jeho záhlaví. Dvojklik na okraj sloupec přizpůsobí obsahu. Text, který se do sloupce nevejde, skončí třemi tečkami a celý se ukáže po najetí myší. Šířky si aplikace pamatuje v tomto prohlížeči, pro každou tabulku zvlášť.

Co je vidět na kartě

Karta obchodu ukazuje název, částku a štítky s navázaným kontaktem a organizací. Kliknutím na štítek se otevře boční panel daného záznamu, aniž byste opustili nástěnku.

Rychlé filtry

Nad nástěnkou i tabulkou je řádek Rychlých filtrů – stav (otevřené, vyhrané, prohrané, vše) a vlastník. Platí v obou zobrazeních naráz, takže přepnutí mezi kanbanem a tabulkou nikdy nezmění, co vidíte. Blok jde sbalit, aby nekradl místo nástěnce; nástroj si pamatuje, jestli ho máte rozbalený, a ve sbaleném stavu v hlavičce vypíše, co je vybráno. Volba filtrů se drží i po zavření prohlížeče, zvlášť pro každý workspace.

Vyhrané a prohrané obchody

Uzavřený obchod označíte jako vyhraný nebo prohraný. Zmizí z aktivní nástěnky, ale započítá se do statistik na Přehledu – takže vám nekazí výhled na to, co ještě běží.

Kontakt a organizace v bočním panelu

Boční panel obchodu má pod fázemi kartu se dvěma řádky – kontaktní osobou a organizací. Každý řádek má vlastní tlačítko Propojit, dokud je prázdný, a tužku, kterou vazbu změníte, když už je napojená. Kliknutím na jméno nebo název otevřete daný záznam. Celý detail obchodu kvůli tomu otevírat nemusíte.

Přesun na jinou nástěnku

Pokud máte víc nástěnek, ukazuje detail obchodu nad fázemi i nástěnku, na které obchod je. Přes Přesunout na jinou nástěnku ho přesunete jinam – obchod se zařadí do první fáze cílové nástěnky. Na nástěnku, která ještě nemá žádnou fázi, obchod přesunout nejde; nejdřív jí fázi přidejte v nastavení nástěnky.

Sloučení duplicitních obchodů

Když stejný obchod vznikne dvakrát – třeba z formuláře a ručně –, otevřete ten, který má zůstat, a v hlavičce klikněte na Sloučit s jiným obchodem. Vyberte duplicitu (nahoře jsou obchody se stejným kontaktem nebo firmou) a potvrďte. Poznámky, události, e-maily a historie duplicity se přesunou k ponechanému obchodu. Údaje, které ponechaný obchod nemá vyplněné (částka, kontakt, firma, vlastník, vlastní pole), se doplní z duplicity; vyplněné zůstanou, jak jsou. Duplicita se pak smaže.

Sloučení nejde vrátit zpět. Sloučit můžete jen obchod, který smíte smazat – a jen do obchodu, který smíte upravit.

Smazání obchodu

Ikona koše v detailu obchodu ho smaže. Pár sekund máte na Vrátit zpět, pak se smazání potvrdí samo. Tlačítko Smazat hned čekání přeskočí. Když mezitím zavřete záložku nebo stránku obnovíte, smazání se dokončí – obchod se nevrátí. Stejně funguje mazání nástěnek, fází, kontaktů, firem a událostí.

Filtry

Přes Filtry si sestavíte vlastní podmínky – podle hodnoty, fáze, organizace, data i vlastních polí. Hodí se, když chcete vidět třeba jen obchody nad 100 000 Kč, které se měsíc nepohnuly. Stejná sada pravidel platí pro kanban i tabulku.

Hledat obchod podle názvu můžete globálním vyhledáváním v horní liště – sekce Obchody vlastní vyhledávací pole nemá, aby na nástěnku zbylo co nejvíc místa.

Nástěnky a fáze

Při založení workspace vám vznikne Hlavní nástěnka s připravenými fázemi – Nová poptávka, Jednání, Nabídka odeslána, Rozhodování. Není to dogma, přizpůsobte si je.

Úprava fází

V Nastavení nástěnky fáze přidáváte, přejmenováváte a měníte jim pořadí. Doporučení z praxe: držte se čtyř až šesti fází. Víc sloupců znamená víc rozhodování při každém posunu a lidé to pak přestanou udržovat.

Více nástěnek

Nástěnek si můžete vytvořit víc a přepínat mezi nimi. Dává to smysl, když máte oddělené procesy – třeba nový prodej zvlášť a obnovy smluv zvlášť. Každá nástěnka má vlastní sadu fází.

Události

Úkoly, schůzky, hovory a e-maily s termínem. Událost založíte samostatně v sekci Události, nebo přímo v detailu obchodu, kontaktu či organizace – pak zůstane navázaná na daný záznam.

Seznam si filtrujete podle stavu:

• Čekající – vše nesplněné.
• Dnes – dnešní termín.
• Po termínu – propadlé, patří na ně kouknout první.
• Splněno – hotové, pro zpětnou kontrolu.

Vedle stavu si seznam zúžíte i podle typu aktivity, vlastníka a toho, jestli je událost hotová. Celý blok filtrů jde sbalit, aby byl vidět rovnou seznam; nástroj si pamatuje, jestli ho máte rozbalený, a ve sbaleném stavu v hlavičce vypíše, co je vybráno.

Komu událost patří

Každá událost má vlastníka – jednoho člověka, který za ni odpovídá. Na začátku je jím ten, kdo událost založil, a kdykoli ji můžete předat kolegovi přímo v detailu události. E-mail o blížícím se termínu chodí vlastníkovi, takže s událostí předáte i to připomenutí.

Nad seznamem přepínáte mezi Všichni, Přiřazeno mně a konkrétním kolegou. Událost může zůstat i nepřiřazená – hodí se na věci, které si vezme kdokoli z týmu, ne jeden konkrétní člověk. O nepřiřazené události se ale nikomu nepřipomíná, takže ty důležité je lepší si přivlastnit.

Poznámky

Poznámky si můžete psát ke všemu – k obchodu, kontaktu i organizaci. Sem patří výstupy z jednání, domluvené podmínky nebo cokoli, co byste jinak hledali v e-mailu.

Poznámku přidáte přímo v detailu záznamu, kde zůstane v kontextu. Souhrn všech poznámek najdete v sekci Poznámky v bočním panelu a prohledávat je můžete i globálním vyhledáváním.

Formátování

Text poznámky formátujete rovnou při psaní a vidíte ho tak, jak se uloží – tučně, kurzívou, přeškrtnutě, s odkazy, odrážkami nebo číslovaným seznamem. Pod textem je malá lišta se stejnými akcemi. Fungují i zkratky:

• ⌘/Ctrl + B tučně, ⌘/Ctrl + I kurzíva, ⌘/Ctrl + Shift + X přeškrtnutí
• ⌘/Ctrl + K odkaz
• ⌘/Ctrl + Shift + 8 odrážky, ⌘/Ctrl + Shift + 7 číslovaný seznam

Když do poznámky vložíte text odjinud, cizí formátování (barvy, písma) se zahodí a zůstane jen text.

Vyhledávání

Jedno hledání přes celý workspace. Otevřete ho zkratkou ⌘/Ctrl + K, klávesou / nebo kliknutím na pole Hledat v bočním panelu. Nad stránkou se otevře velké okno, které prohledává obchody, kontakty, organizace, poznámky, události i nástěnky. Dokud nic nenapíšete, nabízí seznam stránek, na které se dá rychle přejít.

Šipkami se pohybujete ve výsledcích, Enter otevře detail záznamu a Esc okno zavře. Když držíte ⌘/Ctrl (při Enteru i kliknutí), záznam se otevře v bočním panelu a stránka pod ním zůstane.

Položka Všechny výsledky otevře plnou stránku s výsledky rozdělenými podle typu záznamu. Přepnutím na záložku Archivované tam najdete i organizace, které jste dřív archivovali.

Klávesové zkratky

Na počítači se po LeanDeals pohybujete i bez myši. Přehled zkratek otevřete kdykoli klávesou ?.

Písmenkové zkratky nefungují, když zrovna píšete do pole. Zkratky pro formátování poznámek najdete v sekci Poznámky.

LeanDeals na iPhonu

LeanDeals si přidáte na plochu iPhonu a otevíráte ho jako každou jinou aplikaci – přes celou obrazovku, bez adresního řádku. Z událostí pak voláte jedním klepnutím a výsledek hovoru zapíšete hned po zavěšení. Nic se neinstaluje z App Storu a kontakty z CRM se do telefonu nekopírují.

Přidání na plochu

1. 1
   Otevřete app.lean-deals.com v Safari Přidat na plochu jde jen ze Safari, ne z Chromu ani jiného prohlížeče.
2. 2
   Klepněte na Sdílet a pak na Přidat na plochu Sdílet je čtvereček se šipkou nahoru dole na liště. Položku Přidat na plochu najdete, když seznam posunete níž. Potvrďte vpravo nahoře Přidat.
3. 3
   Otevřete LeanDeals z plochy a přihlaste se Aplikace na ploše má vlastní úložiště, takže přihlášení ze Safari nepřebírá. Přihlásíte se jen jednou, pak už zůstanete přihlášení.

Volání z telefonu

U každého nesplněného hovoru, jehož kontakt má telefonní číslo, je v seznamu událostí i na Přehledu zelené tlačítko s telefonem. Klepnete na něj a iPhone vytočí číslo. Když se po hovoru vrátíte do LeanDeals, aplikace se sama zeptá „Jak to dopadlo?“ – vyberete výsledek, připíšete poznámku a rovnou naplánujete další krok. Nabídka dalšího kroku vyskočí jen u obchodu, který nemá žádnou jinou naplánovanou událost.

Když hovor ještě v dialogu Volat / Zrušit zrušíte, aplikace se na nic neptá.

Zavolat najdete u každého telefonního čísla v LeanDeals – v detailu kontaktu, v obchodu, u lidí ve firmě i v tabulkách. Má-li obchod (nebo kontakt) naplánované události, aplikace se po hovoru nejdřív zeptá, jestli to nebyla jedna z nich – vybranou výsledek hovoru uzavře. Jinak, nebo když zvolíte Zapsat jako nový hovor, se hovor uloží jako nový ke kontaktu (a k obchodu, pokud jste volali z něj).

Jak se volá z počítače

V Nastavení → Telefon si vyberete, co se stane, když na počítači kliknete na Zavolat:

• Poslat na telefon – hovor přijde jako notifikace na iPhone (na všechny zapnuté, nebo jen na vybraný).
• Volat z počítače – otevře se aplikace pro volání v počítači, třeba FaceTime přes iPhone, Teams nebo softphone.
• Jen ukázat číslo – číslo se ukáže velké a jde zkopírovat; vytočíte ho na pevné lince nebo jiném telefonu.

Ve všech třech případech se vás LeanDeals po hovoru zeptá, jak dopadl.

Volání z počítače přes iPhone

Sedíte u počítače, ale volat chcete ze svého mobilu? Na počítači kliknete na Zavolat, na iPhone přijde notifikace, klepnutím vytočíte číslo a výsledek hovoru zapíšete na počítači. Jednou si to zapnete:

1. Na iPhonu otevřete LeanDeals z plochy (ne v Safari).
2. Jděte do Nastavení → Telefon a klepněte na Zapnout na tomhle telefonu.
3. Notifikace povolte.

Pak to funguje takhle:

1. Na počítači v Událostech kliknete u hovoru na Zavolat. Otevře se okno Posláno na telefon.
2. Na iPhonu se ukáže notifikace se jménem kontaktu. Klepnete na ni a pak na Zavolat.
3. Telefon vytočí číslo a na počítači se mezitím otevře „Jak to dopadlo?“. Po hovoru výsledek zapíšete tam.

Když na notifikaci do tří minut neklepnete, počítač na hovor přestane čekat a nabídne poslat ho znovu nebo vytočit číslo jinak. Zapnout si můžete víc zařízení – notifikace přijde na všechna. Seznam zapnutých zařízení najdete v Nastavení → Telefon a odtud je i odeberete.

Kde je co v Nastavení

Všechno nastavení najdete na jednom místě – položka Nastavení v bočním panelu. Vlevo je seznam sekcí rozdělený na dvě části:

• Můj účet – Účet a heslo, Vzhled a jazyk, Notifikace, Telefon a Osobní API klíče. Platí jen pro vás.
• Workspace – Obecné (přepnutí workspace, výchozí měna, odchod z workspace), Uživatelé, Uživatelské role, API klíče workspace, Vlastní pole, Typy událostí a Fakturace. Platí pro celý tým; většinu z nich mění jen vlastník a správci.

Na telefonu se Nastavení otevře jako seznam sekcí, podobně jako Nastavení v iPhonu. Sekce se otevře přes celou obrazovku a šipkou vlevo nahoře se vrátíte zpátky na seznam.

Tmavý režim

V Nastavení → Vzhled a jazyk si vyberete Světlý, Tmavý, nebo Podle systému – pak se LeanDeals přepíná spolu s počítačem nebo telefonem. Volba platí v tom prohlížeči, ve kterém ji nastavíte. Veřejný formulář na leady, který máte na webu, zůstává vždy světlý.

Automatizace

Pravidla, která za vás hlídají nástěnku. Jedno pravidlo je vždycky jeden spouštěč a jedna akce – schválně, aby se dalo pochopit na první pohled a nikdo je nemusel ladit.

Co může pravidlo spustit

• Deal vstoupí do fáze – reaguje na posun po nástěnce.
• Deal se nehýbe ve fázi – po zadaném počtu dní. Tohle je ta funkce, která reálně zachraňuje zapomenuté obchody.
• Vznikne nový deal
• Vznikne nový kontakt

Co pravidlo udělá

• Vytvoří událost s termínem za X dní
• Přesune deal do fáze
• Přiřadí vlastníka
• Pošle e-mailové upozornění

Historie spuštění

U každého pravidla vidíte, kolikrát se spustilo a co konkrétně udělalo. Když se něco nespustí, je u toho důvod – třeba že cílová fáze mezitím zmizela nebo že přiřazovaný uživatel už ve workspace není.

Pojistky

Pravidla se nespouštějí navzájem donekonečna – proti zacyklení jsou tři nezávislé pojistky a workspace má hodinový strop počtu spuštění. Když na něj narazíte, uvidíte to v historii. Pravidel si můžete vytvořit až dvacet.

Automatizace platí i pro záznamy, které vzniknou importem nebo přes formulář na leady, ne jen pro to, co naklikáte ručně.

Sběr leadů

Poptávky z webu i z reklam padají rovnou na nástěnku. Žádné přepisování z e-mailu, žádný mezikrok přes Make nebo Zapier.

Webový formulář

Vytvoříte formulář, zvolíte, jaká pole má mít a do které fáze mají leady padat. Pak ho buď nasdílíte jako odkaz, nebo vložíte na svůj web jedním řádkem kódu. Z odeslaného formuláře vznikne kontakt, volitelně firma a obchod.

Tarif Starter má jeden formulář, Professional neomezeně.

Leady z Meta reklam

Pokud inzerujete na Facebooku nebo Instagramu, nový lead se objeví na nástěnce během pár sekund od odeslání – tedy ve chvíli, kdy je člověk ještě rozhodnutý a stojí za to mu zavolat. Součást plánu Professional. Napojení stránky nastavíme za vás: napište na info@lean-deals.com, pošleme krátký postup a o zbytek se postaráme.

Ochrana proti spamu

Formuláře jsou veřejné, takže je hlídáme: skrytá past na roboty, kontrola rychlosti odeslání, omezení počtu odeslání z jedné adresy a vyhodnocení obsahu. Co vypadá jako spam, se uloží stranou a nevytvoří záznam v CRM – ale zůstane vám k nahlédnutí, takže když se něco označí špatně, jedním kliknutím to vrátíte mezi leady.

E-mail

Nejsilnější část LeanDeals. Když připojíte schránku, veškerá komunikace se sama spáruje s kontakty a obchody – a vy přestanete lovit historii jednání po e-mailech.

Připojení přes IMAP

Pro Gmail, Seznam, vlastní doménu i jakoukoli jinou schránku použijte IMAP. Budete potřebovat:

• e-mailovou adresu,
• adresu IMAP serveru a port (najdete v nápovědě svého poskytovatele),
• uživatelské jméno (většinou stejné jako e-mail),
• heslo – ideálně heslo pro aplikace, ne hlavní heslo k účtu.

Gmail: v účtu Google zapněte dvoufázové ověření, v nastavení zabezpečení vytvořte „heslo aplikace“ a použijte server imap.gmail.com, port 993, SSL. Bez dvoufázového ověření Google hesla aplikací nenabízí. Seznam: server imap.seznam.cz, port 993.

Heslo se ukládá zašifrované. Zvolit můžete i složku a počet dní historie, které se mají stáhnout.

Jak probíhá synchronizace

První synchronizace běží na pozadí a u větších schránek může trvat i několik hodin – klidně aplikaci mezitím zavřete, zprávy se objeví samy. Od té chvíle se schránka kontroluje průběžně, takže nová komunikace naskakuje bez vašeho zásahu.

Párování na kontakty a obchody

Zprávy se párují podle e-mailové adresy odesílatele a příjemce. Když se něco nespáruje samo, přiřadíte zprávu ručně přes Propojit kontakt nebo Propojit obchod. Zprávy, které do CRM nepatří, můžete skrýt – zůstanou ve schránce, ale nebudou vám zaplevelovat historii.

Odpojení schránky

Schránku kdykoli odpojíte v sekci E-mail. Už stažené zprávy zůstanou v CRM, ale nové se přestanou načítat.

Vlastní pole

Když vám standardní údaje nestačí, přidáte si vlastní – u organizací, kontaktů i obchodů. Typicky odvětví, zdroj poptávky, IČO nebo číslo smlouvy.

Vytvoření pole

V nastavení Vlastních polí zvolíte:

• Typ entity – jestli pole patří k organizaci, osobě, nebo obchodu.
• Název a klíč – název vidí uživatelé, klíč se používá v API.
• Typ pole – text, číslo, datum, výběr z možností a další.
• Povinné pole – jestli ho musí každý vyplnit.
• Viditelné pro API – jestli se pole propíše do veřejného API.

Viditelnost

U každého pole si zvlášť určíte, jestli se má ukazovat už při zakládání záznamu, nebo až v jeho detailu. Formulář pro rychlé přidání tak zůstane krátký a podrobnosti doplníte později.

Tým a role

Kolegy pozvete v Nastavení → Uživatelé zadáním jejich e-mailu. Přijde jim pozvánka s odkazem – po registraci se dostanou rovnou do vašeho workspace.

Role

Vlastní role

Když nechcete, aby každý člen směl všechno, vytvoříte v Nastavení → Uživatelské role vlastní roli – třeba Obchodník nebo Implementátor. Nová role začíná podle jedné ze tří šablon (Obchodník, Plný přístup, Jen čtení) a pak ji upravíte. U obchodů, kontaktů, organizací, událostí a poznámek zvlášť nastavíte:

• Přidat – jestli smí zakládat nové záznamy.
• Upravit a Smazat – Nic, Svoje, nebo Vše. Svoje jsou záznamy, které člověk vlastní (u událostí i ty, které založil, u poznámek ty, které napsal).
• Export – zatím znamená čtení dat přes API.

K tomu tři přepínače: Nástěnky a fáze (zakládat, upravovat a mazat nástěnky a fáze), Import dat a Vlastní API klíče.

Roli přiřadíte v Nastavení → Uživatelé – u každého člena vyberete Správce, Člen (plný přístup) nebo jednu z vlastních rolí. Aplikace se pak roli přizpůsobí: co člověk nesmí, to neuvidí (třeba koš u cizích obchodů nebo tlačítko pro nový záznam). Když roli smažete, lidé, kteří ji měli, dostanou zpátky plný přístup člena. Role platí i v API.

Členy odebíráte tamtéž, kde je zvete. Záznamy, které po sobě odebraný člověk zanechal, zůstávají ve workspace – o data nepřijdete.

Předplatné a fakturace

Zkušební období

Každý nový workspace má 14 dní zdarma, bez zadávání karty, s odemčenými funkcemi plánu Professional. Po jejich uplynutí se workspace uzamkne, dokud nevyberete plán – data zůstanou netknutá a po aktivaci je najdete přesně tam, kde byly.

Plány

• Starter – adresář, nástěnky, události, import dat, úvodní konzultace a import dat s naší pomocí v ceně, jeden webový formulář na leady, REST API.
• Professional – vše ze Starteru plus plná e-mailová synchronizace přes IMAP, automatizační pravidla, neomezené formuláře, leady z Meta reklam, až 20 automatizačních pravidel a prioritní podpora.
• Custom – úpravy na míru, vlastní integrace a osobní onboarding. Domlouvá se individuálně.

Aktuální ceny najdete na stránce s ceníkem.

Platba

Plán aktivujete přímo v aplikaci na stránce Ceník. Platbu zpracovává Paddle, který zároveň vystavuje daňové doklady. Údaje o kartě se k nám nikdy nedostanou.

Zrušení

Předplatné zrušíte v nastavení workspace. Zrušení nabývá účinnosti na konci zaplaceného období – do té doby vám nic neubude.

Fakturace je vedená za workspace. Pokud jich máte víc, každý má vlastní plán i vlastní zkušební období.

API a integrace

LeanDeals má veřejné API, kterým data napojíte na zbytek svých nástrojů – třeba přes Make nebo vlastní skript.

API klíče

Klíč vytvoříte v Nastavení → Osobní API klíče. U každého klíče určíte název a rozsah oprávnění, takže integrace dostane přístup jen k tomu, co skutečně potřebuje. Klíč se zobrazí jen jednou při vytvoření – uložte si ho hned na bezpečné místo. Vlastník a správci v Nastavení → API klíče workspace vidí klíče všech členů a mohou je zneplatnit.

Klíč smí vždy jen to, co jeho autor. Pokud má autor vlastní roli, platí pro klíč také: čtení odpovídá právu Export, zakládání právu Přidat, úpravy právu Upravit a mazání právu Smazat. Bez práva Export jde klíči dát jen zápis a čtení nastavení (workspace, nástěnky, fáze, vlastní pole) – aby si integrace, která jen zapisuje, našla potřebná ID. Když autor klíče z workspace odejde, klíč přestane fungovat.

Co přes API jde

Číst i zapisovat organizace, osoby, obchody, nástěnky, fáze, poznámky, události a vlastní pole. Klíč vždy platí jen pro ten workspace, ve kterém vznikl.

Přes API jde i sloučit duplicitní obchody (POST /v1/deals/{id}/merge s merge_id duplicity) – stejně jako v aplikaci: obchod z adresy zůstane, duplicita se do něj přesune a smaže. Hodí se pro hromadné čištění dat. Klíč potřebuje scope deals.write a jeho majitel musí smět ponechaný obchod upravit a duplicitu smazat.

Přesný seznam endpointů a jejich parametrů najdete v API referenci.

API reference

Kompletní technická dokumentace všech endpointů – včetně parametrů, ukázkových požadavků a interaktivního zkoušení přímo v prohlížeči.

Základní údaje

Ukázka volání

curl https://api.lean-deals.com/v1/organizations \
  -H "x-api-key: VÁŠ_API_KLÍČ"

Klíč si vytvoříte v nastavení workspace – postup najdete v sekci API a integrace.

Časté otázky

Podpora

Nenašli jste, co jste hledali? Napište nám – u plánu Professional máme prioritní podporu na e-mailu i telefonu.

Nahlášení chyby

Když vám v aplikaci něco nefunguje, klikněte v bočním panelu na Nahlásit chybu (na telefonu ho najdete v menu). Napište, co se stalo, a případně přiložte snímek obrazovky (PNG, JPG nebo WEBP do 5 MB). Adresu stránky, typ prohlížeče a workspace přiložíme sami.